Políticas

1. Proprietário da apólice

O Diretor Financeiro e de Risco do Banesco USA (Banco) é a pessoa responsável pela revisão e avaliação da Política de Despesas Excessivas ou de Luxo (a Política), bem como pela administração operacional desta Política e dos processos, procedimentos, instruções, formulários e/ou sistemas relacionados. Dependendo do escopo do assunto, uma apólice pode ter mais de um proprietário de apólice.  

2. Governança

Anualmente, o Conselho de Administração (Board) revisará e aprovará a Política e os respectivos limites de despesas. Anualmente, o Banco entregará ao Departamento do Tesouro uma certificação, executada por dois executivos seniores (um dos quais deve ser o principal executivo ou o principal diretor financeiro do Banco) certificando que: (i) a Organização está em conformidade com esta Política; e (ii) a aprovação de qualquer despesa que exija a aprovação prévia de qualquer executivo sênior, qualquer executivo de um nível substancialmente semelhante de responsabilidade, ou do Conselho (ou um comitê desse Conselho), foi devidamente obtida com relação a cada uma dessas despesas.  

3. Escopo

O cumprimento integral desta Política é obrigatório por todos os executivos e funcionários do Banco, que também são responsáveis por sua implementação efetiva. Esta Política é aplicável a todas as áreas e membros da equipe do Banco no Sul da Flórida e em Porto Rico. Toda e qualquer modificação a esta Política deve ser proposta pelo Departamento de Compliance a pedido do Chief Financial & Risk Officer e aprovada pelo Conselho.  

4. Objetivo

O objetivo desta Política é estabelecer parâmetros e controles internos que regem as despesas do Banco (em conjunto com suas subsidiárias e afiliadas controladas, doravante denominadas Organização). As despesas da Organização devem ser habituais, prudentes, consistentes com as leis e regulamentos aplicáveis e razoavelmente relacionadas aos objetivos e necessidades comerciais da Organização. Esta Política identifica despesas excessivas ou de luxo, cria processos razoavelmente projetados para eliminar tais despesas e estabelece a responsabilização pela conformidade. Despesas operacionais de rotina, despesas de capital e outras despesas razoáveis não são proibidas por esta Política.  

5. Execução

O não cumprimento da Política por parte dos funcionários pode resultar em ações disciplinares, incluindo, mas não se limitando a, rescisão imediata do contrato de trabalho. O Banco exercerá todos os direitos e recursos na maior extensão permitida por lei ou equidade, por qualquer falha em cumprir com esta Política ou qualquer política ou procedimentos relacionados do Banco por quaisquer agentes, funcionários ou contratados independentes de parceiros de marketing conjunto, consultores, assessores, especialistas, profissionais, especialistas, provedores de serviços, contratados e outros intermediários.  

6. Revisão, aprovação e documentação de políticas

Todas as políticas do Banco exigem aprovação anual do Conselho, independentemente de as revisões anuais de políticas incluírem quaisquer modificações ou alterações. Para o processo de revisão necessário, depósito de políticas, distribuição e treinamento, consulte a Política de Governança de Políticas RSK0004, que se aplica a todas as políticas do Banco.  

7. Considerações sobre acesso a políticas

O acesso a esta Política será concedido a:

• Todos os funcionários do Banco;
• Auditores Internos e Externos; e
• O Conselho.

1. Propósito

O objetivo desta Política é estabelecer parâmetros e controles internos que regem as despesas do Banco (junto com suas subsidiárias e afiliadas controladas, doravante denominadas Organização). As despesas da Organização devem ser habituais, prudentes, consistentes com as leis e regulamentos aplicáveis e razoavelmente relacionadas aos objetivos e necessidades comerciais da Organização. Esta Política identifica despesas excessivas ou de luxo, cria processos razoavelmente projetados para eliminar tais despesas e estabelece a responsabilização pela conformidade. Despesas operacionais de rotina, despesas de capital e outras despesas razoáveis não são proibidas por esta Política.  

2. Autoridade

A Organização tem autoridade para fornecer remuneração e benefícios que sejam razoáveis. Esta Política estabelece uma proibição de despesas que sejam despesas excessivas ou de luxo, conforme exigido pelos regulamentos do Programa de Investimento de Capital de Emergência do Departamento do Tesouro (31 CFR Parte 35), e conforme exigido por outros estatutos e regulamentos.  

3. Responsabilidade

Esta Política é de responsabilidade do Conselho da Organização. O Conselho aprovou esta Política e revisará a conformidade com esta Política com uma frequência não inferior a um ano, e dados resumidos sobre despesas excessivas ou de luxo serão relatados ao Conselho como parte da revisão de conformidade.  

4. Escopo

Esta Política se aplica a todos os funcionários, executivos e diretores da Organização com relação a quaisquer despesas da Organização. Ao fazer qualquer despesa em nome da Organização, funcionários, executivos e diretores devem considerar se a despesa é uma despesa excessiva ou de luxo que é proibida por esta Política.  

5. Despesas Excessivas ou Luxuosas

“Despesas Excessivas ou Luxuosas” significa despesas excessivas em qualquer um dos seguintes, na medida em que tais despesas não sejam despesas razoáveis ou apropriadas para desenvolvimento de negócios, desenvolvimento de pessoal, incentivos de desempenho razoáveis ou outras medidas razoáveis semelhantes conduzidas no curso normal das operações comerciais da Organização: (1) Entretenimento ou eventos. Esta categoria inclui taxas, mensalidades, custos de ingressos relacionados a clubes sociais, esportivos, artísticos e gastronômicos, atividades, celebrações ou outros eventos e despesas semelhantes. Despesas com contribuições de caridade e eventos beneficentes não são proibidas por esta política. Despesas com entretenimento ou eventos em um valor inferior a US$ 200.000 por celebração ou evento, US$ 5.000 por indivíduo em outra instância e US$ 65.000 em uma base agregada anual por indivíduo estão isentas desta Política. Taxas ou mensalidades anuais são consideradas parte do agregado anual por indivíduo, não como instâncias individuais. (2) Renovações de escritórios e instalações. Esta categoria inclui custos e verbas para reforma de escritórios, incluindo despesas relacionadas a móveis, arte, personalização de escritórios, acabamento de interiores, design e decoração e despesas semelhantes. Despesas com reformas de escritórios e instalações em um valor inferior a US$ 500.000 por projeto, US$ 25.000 por instância por indivíduo e US$ 100.000 em uma base agregada anual por indivíduo estão isentas desta Política. Renovações de escritórios e instalações para realocação corporativa para a nova sede ou uma filial recém-construída, renovação de filial, realocação de filial ou expansão de instalações estão isentas desta Política. (3) Serviços de aviação ou outros transportes. Esta categoria inclui taxas de fretamento, passagens, taxas de atracação ou atracação, parcelamento de veículos, despesas com reservas e agentes de viagens e despesas semelhantes associadas a serviços de transporte (por exemplo: companhia aérea, trem, aluguel de carros ou vans). A milhagem reembolsável de acordo com as taxas de milhagem atuais do Internal Revenue Service está isenta desta Política. Serviços de transporte em um valor inferior a $ 10.000 por instância por indivíduo e $ 50.000 em uma base agregada anual por indivíduo estão isentos desta Política. O principal executivo pode estabelecer ou delegar a um executivo apropriado a autoridade para estabelecer processos para reembolso de despesas razoáveis de viagem, cujos processos devem ser revisados pela gerência executiva com frequência não inferior a anualmente. (4) Aumentos de impostos. Esta categoria inclui qualquer reembolso de impostos devidos com relação a qualquer compensação. Esta categoria não se aplica a acordos de equalização de impostos para funcionários sujeitos a impostos de uma jurisdição não americana. (5) Outros itens, atividades ou eventos semelhantes para os quais a Organização pode razoavelmente prever incorrer em despesas ou reembolsar um funcionário por incorrer em despesas. Despesas relacionadas a outros itens não listados nas categorias anteriores estão isentas desta Política em um valor inferior a US$ 10.000 por indivíduo por instância e, juntamente com todas as despesas permitidas por esta Política, não podem exceder US$ 150.000 em uma base agregada anual por indivíduo. O reembolso de mensalidade é considerado parte do agregado anual por indivíduo, não como instâncias individuais. Para evitar dúvidas, investimentos de capital razoáveis em tecnologia, equipamentos e itens similares que expandam a capacidade de longo prazo da Organização de fornecer produtos e serviços a seus clientes e comunidade não são despesas excessivas ou de luxo. O principal executivo pode estabelecer ou delegar a um executivo apropriado a autoridade para estabelecer processos para avaliação e aprovação de despesas nas categorias anteriores que não sejam despesas de luxo ou excessivas e que não estejam isentas desta Política. Esses processos devem ser revisados pela gerência executiva com uma frequência não inferior a um ano, bem como quaisquer valores limite de despesa adicionais por item, atividade ou evento, ou um valor limite de despesa por funcionário que recebe o item ou participa da atividade ou evento de acordo com esta Política. Tais aprovações devem ser reportadas ao Conselho (que pode ser em um formato de resumo apropriado) com frequência não inferior a anualmente.  

6. Exceções ou violações

Qualquer exceção ou violação desta Política deve ser prontamente reportada a: (i) principal executivo da Organização (Chief Executive Officer); (ii) executivo com responsabilidade primária pela função de conformidade da Organização (Chief BSA & Compliance Officer); ou (iii) executivo designado com responsabilidade primária pela supervisão da administração, monitoramento e conformidade com esta política (Chief Financial & Risk Officer). Exceções e violações devem ser relatadas ao Conselho com uma frequência não inferior a um ano, ou com maior frequência, conforme a natureza e a gravidade da violação exigirem. Todos os funcionários, executivos e diretores da Organização devem aderir a esta Política e serão responsabilizados pelo cumprimento. Qualquer funcionário ou executivo que viole esta Política pode estar sujeito a ação disciplinar até e incluindo a rescisão do contrato de trabalho. Qualquer funcionário ou executivo ciente de qualquer circunstância que possa indicar uma violação desta Política é obrigado a relatar tal circunstância ao seu supervisor ou ao principal responsável pela conformidade da Organização (Chief BSA & Compliance Officer) ou grupo de conformidade (Compliance Department). A Organização proíbe retaliações contra qualquer funcionário ou executivo por fazer um relato de boa-fé de violações reais ou suspeitas do código de conduta, leis, regulamentos ou outras políticas da Organização, incluindo esta Política. Uma constatação de retaliação contra qualquer funcionário ou executivo pode resultar em ação disciplinar, incluindo demissão. Deixar de relatar prontamente violações conhecidas por outros também pode ser considerado uma violação do código de conduta da Organização. Funcionários e executivos podem fazer perguntas, levantar preocupações ou relatar casos de não conformidade com esta Política e/ou qualquer uma das políticas relevantes subjacentes existentes entrando em contato com o seguinte: compliancedepartment@banescousa.com.  

7. Certificação

Anualmente, o Banco entregará ao Departamento do Tesouro uma certificação, executada por dois altos executivos (um dos quais deve ser o principal executivo ou o principal diretor financeiro do Banco) certificando que: (i) a Organização está em conformidade com esta Política; e (ii) a aprovação de qualquer despesa que exija a aprovação prévia de qualquer alto executivo, qualquer executivo de nível de responsabilidade substancialmente semelhante ou do conselho de administração (ou um comitê desse conselho) foi devidamente obtida com relação a cada uma dessas despesas.