Políticas

Política de gastos en lujo o excesivos

I. Secciones de Gobernanza

1. Propietario de la política

El Director Financiero y de Riesgos de Banesco USA (el Banco) es la persona responsable de la revisión y evaluación de la Política de Gastos en Lujo o Excesivos (la Política), así como de la administración operativa de esta Política y de los procesos, procedimientos, instrucciones, formularios y/o sistemas relacionados. Dependiendo del ámbito de aplicación, una política puede tener más de un titular.  

2. Gobernanza

La Junta de Directores (Junta) revisará y aprobará de forma anual la Política y los respectivos límites de gasto. Anualmente, el Banco le entregará al Departamento del Tesoro una certificación, suscrita por dos altos cargos ejecutivos (uno de los cuales deberá ser el director general o el director financiero del Banco) que certifique que: (i) la Organización cumple con esta Política; y (ii) la aprobación de cualquier gasto que requiera la aprobación previa de cualquier ejecutivo sénior, cualquier ejecutivo de un nivel con responsabilidad sustancialmente similar o de la Junta (o de un comité de dicha Junta), se obtuve adecuadamente para cada uno de dichos gastos.  

3. Alcance

El pleno cumplimiento de esta Política es obligatorio para todos los funcionarios y empleados del Banco, que también son responsables de su aplicación efectiva. Esta Política es aplicable a todas las áreas y miembros del equipo del Banco en el sur de Florida y Puerto Rico. Todas y cada una de las modificaciones de esta Política deben ser propuestas por el Departamento de Cumplimiento a petición del Director Financiero y de Riesgos y aprobadas por la Junta.  

4. Objetivo

La presente Política tiene como intención establecer los parámetros y controles internos que controlan los gastos del Banco (junto con sus filiales y afiliadas controladas, denominadas de aquí en adelante como la Organización). Los gastos de la Organización deben ser habituales, prudentes, consistentes con las leyes y normas aplicables y tener una relación razonable con los objetivos y necesidades empresariales de la Organización. Esta Política identifica los gastos que son excesivos o en lujo, crea procesos razonablemente diseñados para eliminar dichos gastos y establece la responsabilidad de su cumplimiento. Esta Política no prohíbe los gastos corrientes de funcionamiento, los gastos de capital y otros gastos razonables.  

5. Aplicación

El incumplimiento de la Política por parte de los empleados puede dar lugar a medidas disciplinarias, incluido, aunque no exclusivamente, el despido inmediato. El Banco ejercerá todos los derechos y recursos en la mayor medida permitida por ley o equidad, por cualquier incumplimiento de esta Política o de cualquier política o procedimiento relacionado del Banco por parte de cualquier agente, empleado o contratista independiente de socios de comercialización conjunta, consultores, asesores, especialistas, profesionales, expertos, proveedores de servicios, contratistas y otros intermediarios.  

6. Revisión, aprobación y documentación de políticas

Todas las políticas del Banco requieren la aprobación anual de la Junta, sin importar que las revisiones anuales de las políticas incluyan modificaciones o cambios. Para el proceso de revisión requerido, políticas de depósito, distribución y capacitación, consulte la Política de Políticas de Gobernanza RSK0004, que se aplica a todas las políticas del Banco.  

7. Consideraciones sobre el acceso a la política

El acceso a esta Política se concederá a:
  • Todos los empleados del Banco;
  • Auditores internos y externos; y
  • La Junta.
II. Secciones temáticas

1. Finalidad

La presente Política tiene como intención establecer los parámetros y controles internos que controlan los gastos del Banco (junto con sus filiales y afiliadas controladas, denominadas de aquí en adelante como la Organización). Los gastos de la Organización deben ser habituales, prudentes, consistentes con las leyes y normas aplicables y tener una relación razonable con los objetivos y necesidades empresariales de la Organización. Esta Política identifica los gastos que son excesivos o en lujo, crea procesos razonablemente diseñados para eliminar dichos gastos y establece la responsabilidad de su cumplimiento. Esta Política no prohíbe los gastos corrientes de funcionamiento, los gastos de capital y otros gastos razonables.  

2. Autoridad

La Organización tiene la autoridad para ofrecer retribuciones y beneficios razonables. Esta Política establece la prohibición de realizar gastos en lujo o excesivos, tal y como exigen las normas del Programa de Emergencia para Capitales de Inversión del Departamento del Tesoro (Título 31 del Código de Regulaciones Federales, Parte 35) y como puedan exigirlo otras leyes y normas.  

3. Responsabilidad

Esta Política es responsabilidad de la Junta de la Organización. La Junta ha aprobado esta Política y revisará el cumplimiento de la misma con una frecuencia no inferior a una vez por año y comunicará un resumen de los datos de gastos en lujo o excesivos a la Junta como parte de la revisión de cumplimiento.  

4. Alcance

Esta Política se aplica a todos los empleados, funcionarios y directores de la Organización respecto a todos los gastos de la Organización. Al realizar gastos en nombre de la Organización, los empleados, funcionarios y directores deben considerar si se trata de un gasto en lujo o excesivo prohibido por la presente Política.  

5. Gastos en lujo o excesivos

"Gastos en lujo o excesivos" se refiere a los gastos excesivos en cualquiera de los siguientes conceptos, en la medida en que dichos gastos no sean gastos razonables o apropiados para el desarrollo empresarial, el desarrollo del personal, incentivos razonables al rendimiento u otras medidas razonables similares llevadas a cabo en el curso normal de las operaciones empresariales de la Organización: (1) Espectáculos o eventos. En esta categoría se incluyen las tarifas, cuotas, entradas, gastos relacionados con clubes sociales, deportivos, artísticos y gastronómicos, actividades, celebraciones u otros eventos y gastos similares. Esta Política no prohíbe los gastos para contribuciones benéficas y actos benéficos. Quedan exentos de esta Política los gastos en espectáculos o eventos por un importe inferior a $200.000 por celebración o evento, $5.000 por persona por otros casos y $65.000 en total al año por persona. Las tarifas o cuotas anuales se consideran parte del total anual por persona, no como instancias individuales. (2) Renovación de oficinas e instalaciones. Esta categoría incluye los costos y gastos para la renovación de oficinas, incluidos los gastos relacionados con muebles, arte, personalización de oficinas, acabado interior, diseño, decoración y gastos similares. Quedan exentos de esta Política los gastos en renovación de oficinas e instalaciones por un importe inferior a $500.000 por proyecto, $25.000 por caso personal y $100.000 en total al año por persona. Las renovaciones de oficinas e instalaciones para el traslado corporativo a una nueva sede o sucursal recientemente construida, la renovación de sucursales, el traslado de sucursales o la ampliación de instalaciones están exentas de esta Política. (3) Servicios de aviación u otros servicios de transporte. Esta categoría incluye gastos de flete, pasajes, tasas de amarre o atraque, pagos a plazos de vehículos, gastos de reserva y en agencias de viajes y gastos similares relacionados a servicios de transporte (por ejemplo, avión, tren, coches o furgonetas de alquiler). El kilometraje reembolsable conforme a las tarifas de kilometraje vigentes de los Servicios de Impuestos Internos está exento de esta Política. Quedan exentos de esta Política los gastos en servicios de transporte por un importe inferior a $10.000 por caso personal y $50.000 en total al año por persona. El director ejecutivo podrá establecer o delegar en un funcionario apropiado la autoridad para establecer procesos de reembolso de gastos razonables de viaje, procesos que deberán ser revisados por la dirección ejecutiva con una frecuencia no menor a una vez al año. (4) Reembolso por pago de impuestos. Esta categoría incluye los reembolsos por el pago de impuestos adeudados con respecto a cualquier compensación. Esta categoría no se aplica a los acuerdos de compensación fiscal para empleados sujetos a impuestos de una jurisdicción fuera de los Estados Unidos. (5) Otras partidas, actividades o eventos similares para los que la Organización pueda prever razonablemente que incurrirá en gastos o que reembolsará a un empleado por incurrir en gastos. Los gastos relacionados con otras partidas no mencionadas en las categorías previas están exentos de esta Política para importes inferiores a $10.000 por caso personal y junto con todos los gastos permitidos conforme a esta Política no pueden superar los $150.000 totales anuales por persona. El reembolso por gastos educativos se considera parte del total anual por persona, no como instancias individuales. Para evitar dudas, las inversiones de capital razonables en tecnología, equipos y artículos similares que amplíen la capacidad a largo plazo de la Organización para proporcionar productos y servicios a sus clientes y a la comunidad no son gastos en lujo ni excesivos. El director ejecutivo podrá establecer o delegar en un funcionario apropiado la autoridad para establecer procesos de evaluación y aprobación de gastos de las categorías previas que no sean gastos en lujo o excesivos y que no estén exentos de esta Política por otros motivos. Estos procesos deben ser revisados por la dirección ejecutiva con una frecuencia no inferior a una vez por año, así como cualquier umbral de gasto adicional por artículo, actividad, evento o un límite de gasto por empleado que reciba el artículo o participe en la actividad o evento conforme a esta Política. Dichas aprobaciones deben ser comunicadas a la Junta (lo que puede hacerse en un formulario apropiado de resumen) con una frecuencia no inferior a una vez por año.  

6. Excepciones o incumplimientos

Las excepciones o violaciones a esta Política deben ser comunicadas de inmediato al: (i) director ejecutivo de la Organización (CEO); (ii) funcionario con responsabilidad primaria en la función de cumplimiento de la Organización (Jefe de Análisis de Sistemas Empresariales y Directora de Cumplimiento); o (iii) funcionario designado con responsabilidad primaria en la supervisión de la administración, seguimiento y cumplimiento de esta política (Director Financiero y de Riesgos). Las excepciones e infracciones deben ser comunicadas a la Junta con una frecuencia no inferior a una vez por año o con más frecuencia si la naturaleza y gravedad de la infracción lo justifican. Todos los empleados, funcionarios y directores de la Organización deben cumplir esta Política y serán responsables de su cumplimiento. Todo empleado o funcionario que incumpla con esta Política puede ser objeto de medidas disciplinarias, que pueden llegar al despido. Todo empleado o funcionario que tenga conocimiento sobre un caso que pueda indicar una violación de esta Política está obligado a informar sobre dicho caso a su supervisor o al funcionario responsable del cumplimiento de la Organización (Jefe de Análisis de Sistemas Empresariales y Directora de Cumplimiento) o al grupo de cumplimiento (Departamento de Cumplimiento). La Organización prohíbe las represalias contra los empleados o funcionarios que denuncien de buena fe infracciones reales o presuntas del código de conducta de la Organización, leyes, normas u otras políticas de la Organización, incluida la presente Política. La constatación de represalias contra un empleado o funcionario puede dar lugar a medidas disciplinarias, incluido el despido. No informar con puntualidad las infracciones conocidas cometidas por otros también puede considerarse una violación del código de conducta de la Organización. Los empleados y funcionarios pueden hacer preguntas, plantear inquietudes o denunciar casos de incumplimiento de esta Política y/o de cualquiera de las políticas subyacentes pertinentes contactando a la siguiente dirección: compliancedepartment@banescousa.com.  

7. Certificación

Anualmente, el Banco le entregará al Departamento del Tesoro una certificación, suscrita por dos altos cargos ejecutivos (uno de los cuales deberá ser el director general o el director financiero del Banco) que certifique que: (i) la Organización cumple con esta Política; y (ii) la aprobación de cualquier gasto que requiera la aprobación previa de cualquier ejecutivo sénior, cualquier ejecutivo de un nivel con responsabilidad sustancialmente similar o de la Junta de Directores (o de un comité de dicha Junta), se obtuve adecuadamente para cada uno de dichos gastos.